公文是一种特殊的文章,其写作过程具有一些特殊的规律性,因此,要写好公文,除了必须遵从诸如文通字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外,还必须遵循下列一些基本要求:
(l)符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定,具有合法性。首先,公文的内容必须符合党的基本路线和国家的宪法与法律,因为,它们是我们制定的一切宏观与微观决策的总依据和指导纲领。其次,要符合本系统、本机关主管业务方面的方针政策和有关法规、规章,因为,它们是制定本机关一切决策的直接依据,如果在公文中提出新的政策,应当加以说明。由于公文内容还要受其他多方面方针政策、法规规章的指导和制约,所以,还要加强横向联系,了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致,以便在工作中相互协调与配合,避免矛盾抵触。
(2)实事求是、讲求实效。
公文的制发必须符合客观实际,符合客观规律并切合实际需要,讲求实效。①从实际出发,根据客观需要制发公文,公文写作要具有明确的目的性与针对性,反对形式主义与文犊主义。②公文的内容务求符合客观实际,反映客观事物的本来面目,并从实际出发,提出切实可行的工作原则与方法,使公文具有真实性与可行性。公文内容失真或者所提对策脱离实际都会导致领导机关决策的失误,直接危害机关乃至国家利益。因此,公文撰写人员必须深人实际,认真做好调查研究工作。③注重时效。公文写作必须及时迅速、把握时机,紧密适应机关行政管理的需要,以便尽快实现公文的效用,提高机关工作效率。
(3)主题明确、结构完整、格式规范。
主题是作者通过公文表达的意图与主张,每件公文都要求能够集中、鲜明而直接地表述主题。要一文一事,中心明确,令人一目了然。应围绕主题,合理安排正文结构,做到层次清晰,条理分明,紧凑有序,过渡自然。应当具备的数据项目一定要准确齐备,格式务必庄重规范,符合国家统一规定。
(4)用语庄重严谨、简明通顺、平实得体。
公文的语言表述,必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地位。要求:
①庄重严谨。庄重,指用语端庄持重,格调严肃,用以维护公文的权威性与有效性,表明作者的严正立场与严肃态度。严谨,指用语周密确切,无虚假错漏,语意明确,不出歧义,是非界限清楚,褒贬得当,符合实际,用以维护公文的准确性,保证公文能产生直接应用价值与强制性的影响。公文撰写要选用含意明确、范围限定的词语,准确地表述概念的内涵与外延,正确揭示事物真相及其本质;认真辨析词语的含义及其感情色彩,使之符合实际、准确地表明作者的立场观点。
②简明通顺。简明,指用词精练不繁,以简洁、明确的文字表述出丰富的内容,做到“言简意赅”。首先,要做到直接表述,开门见山,简洁明了地表述发文意图,以获得准确、快捷的阅文办事效果。其次,应尽量选用含义丰富、准确的概括性词语;也可利用附件,压缩公文正文的篇幅;利用图表或其他表格简化文字表述。最后,应字斟句酌,反复修改,果断删除重复或可要可不要的段落与字句,使公文简洁凝炼。通顺,即流利畅达,符合语法和逻辑。
③平实得体。平实,指公文的语言平和朴实自然,通俗易懂,无形象描写,不堆砌华丽词藻,不滥用修辞格,强调直接而鲜明地表达作者的意图。得体,指公文的语言、语气必须符合作者的职权范围、行文目的与特定文体表达的需要。公文撰写要从本机关职责范围出发,根据本机关与受文机关之间的行文关系,选用恰当的词语,对上行文,应用语尊重,恭而不卑,对下行文,应用语郑重、准确,虽可适当使用告诫性词语,但应做到威而不凶;平行文则更应使用谦敬性词语,创造出相互协商与合作的良好氛围;面向广大群众的公布性公文则强调通俗明白。
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